Le secrétaire de l'assemblée doit vérifier si les participants sont habilités à participer à l'assemblée et leur faire signer la feuille de présence. C'est lui qui devra faire le décompte des membres présents et représentés afin d'en informer le président avant l'ouverture de l'assemblée pour que ce dernier puisse déterminer si le quorum est atteint.
La tâche principale du secrétaire est de noter les délibérations de l'assemblée. Il doit donc noter les propositions issues de l'assemblée, noter les noms des proposeurs et secondeurs, le résultat des votes, s'il s'avère nécessaire d'en tenir, en vue de la rédaction du procès-verbal de l'assemblée qu'il devra établir ultérieurement.
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