La vérification diligente portant sur une copropriété divise est généralement effectuée soit en vue de l'acquisition d'une partie privative ou tout simplement pour faire l'étude de l'état général de l'immeuble et de la gestion de la copropriété qui en est faite par les administrateurs du syndicat des copropriétaires.

Dans un premier temps, rappelons les vérifications usuelles faites par le notaire en vue de l'achat d'un immeuble :

• l'examen des titres;
• la vérification du paiement des taxes foncières;
• l'analyse du certificat de localisation;

Le certificat de localisation doit notamment démontrer l'immeuble dans sa teneur actuelle incluant, si tel est le cas, les numéros de lots rénovés. Toutefois, concernant une copropriété, vous devez savoir que :

- Pour certains juristes, un certificat de localisation portant uniquement sur la partie privative pourra suffire afin de vérifier, entre autres, si le copropriétaire vendeur a effectué des travaux dans sa partie privative qui empiètent dans les parties communes;

- Alors que d'autres préconisent d'obtenir en plus un certificat de localisation portant sur la coquille de l'immeuble, afin de s'assurer qu'il a bien été construit à l'intérieur des limites du terrain et respecte les normes édictées par la municipalité lors de sa construction.

Dans un deuxième temps et avant de procéder aux vérifications usuelles, une vérification diligente plus approfondie s'impose et peut se résumer par les points suivants :

• Faire inspecter l'ensemble de la bâtisse ainsi que la partie privative par un architecte, un ingénieur ou un technologue en bâtiment;
• Bien lire la déclaration de copropriété et au besoin, ses modifications;
• Vérifier qu'une police d'assurance est détenue par le syndicat des copropriétaires, qu'elle est toujours en vigueur et aussi le montant de couverture.  Il faut savoir qu'en vertu du Code civil du Québec les administrateurs sont tenus d'assurer l'immeuble pour sa valeur à neuf. Cette vérification est particulièrement importante car beaucoup de syndicats des copropriétaires ont tendance à vouloir économiser sur le montant de la prime en souscrivant une assurance pour une valeur moindre que la valeur à neuf et même à demander un déductible déraisonnable.
• S'assurer que le syndicat des copropriétaires est immatriculé auprès du registraire des entreprises, tel que l'exige la Loi sur la publicité légale des entreprises.

Il est essentiel d'obtenir du syndicat des copropriétaires une copie du budget pour l'année en cours ainsi que l'avis de cotisation et il y a également lieu de transmettre aux administrateurs du syndicat des copropriétaires une demande pour :

• Obtenir le montant des charges communes mensuelles pour l'unité visée et s'assurer qu'elles sont payées à jour;
• S'informer si le copropriétaire vendeur de l'unité visée doit payer au syndicat des frais additionnels pour une partie commune à usage restreint dont il est l'utilisateur comme, par exemple, un stationnement.
• Vérifier le montant total présentement accumulé dans le fonds de prévoyance tout en gardant à l'esprit que plus l'immeuble en copropriété est vétuste plus le fonds de prévoyance devrait être important;

Une fois la demande reçue, le syndicat des copropriétaires dispose d'un délai de 15 jours pour répondre et fournir un état des charges.

L'obtention d'une copie de tous les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires ou, à tout le moins, ceux des 5 dernières années, permettra à un éventuel acheteur d'y découvrir :

• S'il existe une cotisation spéciale relative à l'unité visée pour l'exercice financier en cours;
• Si une cotisation spéciale est à prévoir dans un avenir rapproché;
• Si une cotisation spéciale non encore exigible a déjà été votée;
• Si des procédures judiciaires sont actuellement pendantes, ou sur le point d'être intentées contre ou par le syndicat;
• Si des indemnités d'assurance sont payables au syndicat et, le cas échéant, si un fiduciaire d'assurances a été nommé;
• Si un conseil d'administration est en place et si les administrateurs sont en fonction, car beaucoup de syndicat des copropriétaires n'ont aucune structure de mise en place.
• Si l'exercice en cours laisse prévoir un déficit d'opération pour l'année et s'il y a des projets de règlements ou de modification à la déclaration de copropriété qui doivent être adoptés prochainement par le syndicat et enfin,
• Si des décisions extraordinaires ont été prises ou doivent l'être par l'assemblée des copropriétaires.

Puisque certains gestionnaires de copropriété ne répondent qu'à un minimum d'informations en invoquant la confidentialité et pour éviter toute ambiguïté, il y aurait lieu d'exiger, dans l'offre d'achat, que le copropriétaire vendeur s'engage à fournir tous les renseignements utiles et nécessaires pour que l'éventuel acheteur puisse effectuer une vérification diligente en bonne et due forme.

L'obtention de réponses à toutes ces informations guidera efficacement un acheteur à dresser un portrait adéquat de la situation juridique et financière de l'immeuble en copropriété.

Notaire-Direct, votre meilleur allié pour effectuer la vérification diligente d'une copropriété indivise.  Il vous suffit de lui transmettre toute copie de certificat de localisation en votre possession ainsi que les coordonnées des administrateurs du syndicat des copropriétaires et, le cas échéant, celles du propriétaire vendeur avec une copie de l'offre d'achat dûment signée.