Le Code civil du Québec requiert du syndicat des copropriétaires qu'il tienne à la disposition des copropriétaires les documents suivants:

• un registre des noms et adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire;
• les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d'administration;
• les états financiers;
• la déclaration de copropriété, les règlements de l'immeuble et les modifications apportées;
• copies des contrats auxquels le syndicat est partie;
• copie du plan cadastral et des plans et devis de l'immeuble.

Il est donc fortement recommandé de tenir un livre dans lequel ces documents seront insérés et qui fera l'objet d'une mise à jour constante. Ce livre aura l'avantage de regrouper et d'assurer la conservation de la totalité de ces documents et de favoriser la continuité dans l'administration, malgré les changements fréquents d'administrateurs.

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