Le fournisseur et le licencié conviennent, d'un commun accord, de déposer en mains tierces la version source du logiciel, des codes sources, de leurs mises à jour, auprès d'un dépositaire. Le notaire, vu son impartialité et son code de déontologie est la personne toute désignée pour cette fonction. De plus, les modalités de la détention des codes sources par le notaire sont régies par le Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des notaires (Code des professions L.R.Q. c. C-26, a. 89).

Dès qu'une mise à jour ou une nouvelle version des logiciels visés est prête à être commercialisée par le fournisseur, ce dernier doit déposer auprès du dépositaire les codes sources correspondant à cette mise à jour. Le notaire-dépositaire devra, pour la durée de la convention, recevoir toutes les mises à jour des logiciels visés et tous les codes sources et les conserver dans sa voûte.

En aucun temps, le dépositaire n'a l'obligation de s'assurer que les biens déposés constituent, quant à leur contenu, les biens devant être déposés entre ses mains aux termes des présentes. Le licencié pourra en tout temps vérifier tout dépôt effectué par le fournisseur auprès du dépositaire afin notamment de déterminer si la documentation déposée constitue la version source la plus récente du logiciel et de la documentation.

Après avoir reçu un avis écrit du licencié à l'effet de la survenance d'un défaut du fournisseur, le dépositaire devra remettre dans les meilleurs délais au licencié une copie des codes sources qu'il détient.

Le service de dépositaire comprend des frais d'ouverture de dossier, des frais de cotisation annuelle ainsi que des frais pour les dépôts et les mises à jour. Ces frais sont habituellement assumés par le licencié.

Les frais d'ouverture du dossier et les frais de cotisation pour la première année sont payables à la signature de la convention de dépôt. Pour les années subséquentes, les frais annuels seront dus à chaque date anniversaire de la signature de la convention. Tous les frais sont révisables et sont sujets à des changements à chaque date anniversaire de la signature de la convention.

Des frais de conservation annuels pourront éventuellement être exigés par le dépositaire au fournisseur, en fonction du volume des supports utilisés pour les dépôts.

Il s'avère donc important de consulter Notaire-Direct spécialisé en la matière, car il a l'obligation d'être impartial.