La mise à jour d'un livre des procès-verbaux consiste en la rédaction des assemblées annuelles requises par les lois corporatives. Les exigences que les lois imposent aux entreprises faisant affaires sous la forme juridique d'une société par actions sont établies pour la bonne marche du monde des affaires. Elles ont leur raison d'être. En plus de protéger les droits du public, elles visent à protéger vos droits et recours, comme ceux de vos associés.

Le livre des procès-verbaux fait preuve de son contenu dans toute action, procédure, poursuite contre la société par actions ou contre un actionnaire. Un livre à jour pourrait vous éviter de coûteuses preuves par témoins dans un éventuel litige.

Ce service s'adresse également aux associés d'une société en nom collectif (s.e.n.c.) ou d'une société en commandite (s.e.c), ainsi qu'aux représentants d'un syndicat de copropriété. Toutes ces personnes ayant aussi l'obligation légale de tenir des registres et de consigner par écrit leurs décisions. Il est également conseillé aux fiduciaires d'une fiducie de tenir un tel livre des procès-verbaux afin de regrouper l'ensemble de la documentation relative à la fiducie, le lingot ou la pièce d'argent ayant servi à sa constitution, les décisions des fiduciaires et les distributions faites aux bénéficiaires.

Un financement pourrait être retardé ou même refusé tout simplement parce que le livre des procès-verbaux de votre société par actions n'est pas en règle. Quelle sera la conséquence de ces irrégularités lors du décès d'un associé ou lors de la survenance d'une inaptitude ?

Nous offrons à votre société par actions les moyens de s'assurer les services d'un conseiller juridique permanent afin de vous éviter d'être placé dans une telle situation et ainsi faire en sorte de refléter tous les changements qui interviennent dans la société par actions (changements d'administrateurs, transactions d'actions, etc.) surtout s'ils sont fréquents.

Un service de mise en ordre des procès-verbaux de votre société par actions, sous la surveillance de professionnels et de techniciens qualifiés; une mise à jour avec précision et efficacité de vos registres corporatifs ainsi que la conservation du livre et du sceau de votre société par actions et ce, en cliquant sur le service suivant « voûte corporative ».

Après avoir reçu votre mandat, nous communiquerons à nouveau avec vous afin que vous fassiez parvenir à nos bureaux votre livre des procès-verbaux. Celui-ci sera analysé et nous communiquerons avec vous pour vous faire part de nos commentaires et des situations où une mise à jour majeure s'impose ou des lacunes importantes ont été soulevées. Une évaluation des coûts sera faite et toute modification substantielle sera facturée au taux horaire, séparément du service de la voûte corporative. Les frais de mise à jour et modifications mineures pourront être inclus dans le service.

Le service de voûte corporative comprend :

• la conservation de votre livre dans notre voûte et le contrôle de ses entrées et sorties;
• le maintien d'un dossier continu;
• l'envoi de la documentation comprise à votre livre par courriel advenant un besoin à cet effet de votre part ou de la part de votre comptable;
• suite à la parution de vos états financiers annuels, la communication avec votre comptable afin d'obtenir les informations requises à la préparation des assemblées annuelles;
• la préparation des assemblées annuelles et leur transmission pour signature;
• la transmission de copies des assemblées annuelles à votre comptable avec un sommaire de la société;
• la vérification du statut de votre société auprès du Registraire des entreprises et d'Industrie Canada, le cas échéant;
• la production de vos déclarations et rapports annuels au Registraire des entreprises et à Industrie Canada;
• un service de consultation téléphonique sans frais.

Le temps vous manque pour nous consulter, visitez notre Foire aux questions.

Vous ne pouvez nous rencontrer, rendez vous à ScriptaLegal.com.

Documents requis

• le nom de la compagnie à inscrire au service;
• le nom et les coordonnées de l'expert-comptable d'une société par actions;
• la date de la fin de l'exercice financier d'une société par actions;
• le livre des procès-verbaux d'une société par actions;
• la dernière page des derniers états financiers d'une société par actions (sur laquelle figure le nombre d'actions émis afin de vérifier la concordance avec le livre).